Entraînement · SRM — Techniciens spécialisés en secrétariat de direction (entraînement KounKour) · 22 questions
Courrier arrivée et départ, correspondance, PV et compte rendu, réunions, classement et archivage, GED, priorités, bureautique, orthographe : questions corrigées.
Entraînement rédigé par l'équipe KounKour : aucun sujet réel de concours SRM n'est publié en ligne pour cette spécialité à ce jour. Questions de révision sur le programme habituel du poste, avec corrigé expliqué ; ce n'est pas un sujet d'examen réel.
Le registre du courrier « arrivée » sert à :
- Noter les rendez-vous du directeur
- Ranger les factures payées
- Archiver les contrats de travail
- Enregistrer chaque courrier reçu (date, expéditeur, objet, destinataire interne, suite donnée)
Dans une lettre administrative, « V/Réf. » désigne :
- Notre référence
- La référence du correspondant (votre référence)
- La date d'envoi
- Le numéro de téléphone
Laquelle de ces formules est correcte ?
- Veuillez trouver ci-joint les documents demandés.
- Veuillez trouver ci-jointe les documents demandés.
- Veuillez trouvez ci-joint les documents demandés.
- Veuillez trouver ci-joints les documents demandés.
Le procès-verbal d'une réunion se distingue du compte rendu parce qu'il :
- A une valeur officielle : il consigne fidèlement débats et décisions et est approuvé ou signé
- Ne mentionne pas les décisions
- Est toujours plus court
- Est rédigé avant la réunion
L'ordre du jour d'une réunion :
- Liste les points à traiter ; il est envoyé avec la convocation
- Est rédigé après la réunion
- Est facultatif pour un conseil d'administration
- Contient les décisions prises
Une note de service sert principalement à :
- Répondre à un client
- Remercier un partenaire extérieur
- Commander des fournitures à un fournisseur
- Transmettre une instruction ou une décision à l'intérieur de l'entreprise
Le classement chronologique range les documents :
- Par numéro de dossier
- Par ordre alphabétique des noms
- Par thème
- Par date
La GED désigne :
- La gestion électronique des documents
- La gestion des entrées du dépôt
- La gestion des emplois du directeur
- Le guide d'expression écrite
Selon la matrice d'Eisenhower, une tâche importante mais non urgente doit être :
- Déléguée
- Faite immédiatement
- Abandonnée
- Planifiée
Le publipostage (mailing) dans un traitement de texte permet de :
- Faire une présentation animée
- Corriger l'orthographe
- Protéger un document par mot de passe
- Produire des lettres personnalisées à partir d'un modèle et d'une liste d'adresses
Le raccourci clavier Ctrl + Z permet de :
- Copier
- Enregistrer
- Coller
- Annuler la dernière action
Pour envoyer un courriel à plusieurs partenaires externes sans qu'ils voient les adresses des autres, on utilise :
- Le champ À pour tous
- Le champ Cc
- L'objet du message
- Le champ Cci (copie cachée)
Pour organiser une réunion du comité de direction, l'ordre logique est :
- Envoyer le compte rendu, puis fixer la date
- Préparer le PV avant de convoquer
- Fixer la date avec les participants, réserver la salle, envoyer convocation et ordre du jour, préparer les dossiers
- Réserver la salle sans connaître la date
Au téléphone, un correspondant demande le directeur, qui ne veut pas être dérangé. La secrétaire :
- Raccroche sans répondre
- Passe l'appel quand même
- Filtre l'appel poliment, prend un message complet et propose un rappel
- Donne le numéro personnel du directeur
La confidentialité des dossiers de la direction impose notamment de :
- Afficher les dossiers dans le couloir
- Ne pas divulguer les informations et protéger l'accès aux documents (armoire fermée, mots de passe)
- Laisser l'ordinateur ouvert en partant
- Envoyer les documents sensibles à tous les services
La formule « Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération distinguée » se place :
- À la fin de la lettre (formule de politesse)
- Avant la date
- Dans l'objet de la lettre
- En en-tête, sous le logo
Dans Excel, la formule qui calcule le total des cellules B2 à B10 est :
- =TOTAL(B2-B10)
- =SOMME(B2;B10)
- =B2+B10
- =SOMME(B2:B10)
Le chrono (registre des courriers départ) permet de :
- Classer les factures fournisseurs
- Conserver une copie et un numéro de chaque courrier envoyé
- Mesurer la durée des appels
- Calculer les heures supplémentaires
Laquelle de ces phrases est correctement orthographiée ?
- Les dossiers que vous m'avez envoyés sont arrivés.
- Les dossiers que vous m'avez envoyé sont arrivés.
- Les dossiers que vous m'avait envoyés sont arrivés.
- Les dossiers que vous m'avez envoyés sont arrivé.
Pour une présentation devant le conseil d'administration, une bonne diapositive comporte :
- Des polices différentes sur chaque ligne
- Le texte intégral du rapport
- Un titre clair, peu de texte, des chiffres clés et un visuel lisible
- Le plus d'animations possible
L'agenda partagé du directeur doit être tenu :
- Par chaque visiteur lui-même
- Une fois par mois
- À jour en temps réel, avec confirmation des rendez-vous et prévention des chevauchements
- Uniquement sur papier
Archiver un dossier clos consiste à :
- Le laisser sur le bureau
- Le détruire immédiatement
- Le donner à l'intéressé
- Le conserver de façon organisée, selon les durées et règles de conservation, pour pouvoir le retrouver